PROYECTO (parte I de VI):definición del término y las características fundamentales

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Definición del término:

Tal como lo señala el diccionario de la Real Academia Española, el termino Proyecto proviene del latín “proiectus” y definitivamente ha recibido y sigue recibiendo un sin fin de significados, quizás el origen de dicha diversidad radica en el hecho que la palabra Proyecto, circunscribe y personifica, la transformación de una voluntad o deseo, en un plan concreto, pero cuidado, en esta afirmación hay un montón de cosas que están sobreentendidas y que no se pueden descuidar ni tomar a la ligera, como por ejemplo, la Planificación Estratégica, la Planificación de Detalle, los Objetivos, el Alcance, las Metas, los Productos, la Estructura Organizativa (matricial), etc., etc..

En la jungla semántica en la que nos desenvolvemos, pudiéramos usar palabras rebuscadas y con un alto nivel de sofisticación, para elaborar su definición, sin embargo, usaremos algunos ejemplo que nos permita conocerlo con sencillez: estamos proyectando salir de vacaciones, nuestro próximo proyecto es la compra del apartamento, el proyecto del condominio es construir un estacionamiento.

Queriendo profundizar un poco, podemos decir que un Proyecto es una propuesta de acción, técnico económica para resolver una necesidad, utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnológicos. Dicho en otras palabras, es el trabajo que realiza la empresa con el objeto de dirigirse hacia una situación deseada, trabajo que engloba un conjunto de actividades orientadas a un fin común, que tienen un comienzo y un fin claramente definidos.

Dada la enorme importancia que tienen los Proyectos en la vida de cualquier empresa, desde la más pequeña hasta las enormes Corporaciones, se consideró necesario desarrollar estos artículos a objeto de dar algunos detalles que circunscriben esta simple palabra, compuesta con tan solo ocho letras se ha convertido en un fiel representante de una de las principales herramientas que permiten la cristalización de la Planificación Estratégica.

A pesar de tener una importancia única, sí, a pesar del enorme cúmulo de años de experiencia (las majestuosas Pirámides de Egipto, las sorprendentes obras de ingeniería hidráulica en Mesopotamia sin olvidar, la imponente ingeniería del gran Imperio Romano) fue tan solo a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando se inició a darle su justo valor, hasta el punto, de convertirse en una disciplina de Investigación. Hoy los Proyectos son los que nos dan vida y garantía de sobrevivencia en la jungla competitiva en la que estamos inmersos.

Ojo, no solo son importantes en el mundo empresarial, o es que acaso ¿no son importantes en el mundo científico? (¿cómo se llegó al planeta Marte?), o es que acaso ¿no son importantes en tu vida? (¿saldrás de vacaciones?, ¿dónde y cómo iras?, una vez que llegues ¿qué harás?, ¿cómo y cuándo regresarás?).

Definitivamente, date vuelta y observa a tú alrededor y veras que todos y cada uno de nosotros estamos inmersos en las fases de varios Proyectos, bien personales y/o colectivos y/o de la empresa donde laboramos. Indiscutiblemente y sin lugar a dudas, los Proyectos forman parte de nuestra vida diaria.

Para ser efectivos en la ejecución de los Proyectos, las empresas que se manejan con criterios profesionales aplican sistemáticamente una metodología (Gerencia de Proyectos) que integra un conjunto de conocimientos, especialidades y experticias mediante la planificación, ejecución, tiempos, costo y desempeño final del trabajo, sin olvidar su correspondiente y apropiado, Control de Proyecto.

Características fundamentales

De acuerdo con el PMI (Project Management Institute), todo Proyecto posee como mínimo, tres características fundamentales:

Todo Proyecto es Temporal, es decir, tiene un inicio y un fin claramente acordados y definidos por las partes involucradas. La temporalidad se refiere al esfuerzo puntual realizado por el equipo multidisciplinario que se une por un tiempo para lograr un fin común, el objetivo deseado, el fin del Proyecto.

Todo Proyecto es Único, nació para un único propósito, que suele ser irrepetible. Esta unicidad genera incertidumbre y con ella, un reto y una complejidad única entorno al Proyecto, lo que resalta y justifica la necesidad de que sea muy bien planificado y controlado, de lo contrario, estaríamos hablando de cualquier cosa pero nunca, de un Proyecto.

Todo Proyecto goza de una Ejecución Progresiva, el ciclo de vida de todo Proyecto, iniciarán partiendo de una idea general y se detallará conforme transcurre el tiempo.

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Nota: próximo artículo, PROYECTO (parte II): ciclo de vida.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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El CONTROLADOR, pieza Clave en el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard (BSC))

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Desde los primeros intentos del hombre en organizar y mantener algo que llamó empresa se han formulado, diseñado, y puesto en practica un sin fin de herramientas, todas en pro de maximizar los beneficios provenientes de su labor.

De esta forma surge una pregunta ¿Qué entendemos por empresa?, pregunta no muy fácil de desarrollar ya que dependerá, en gran forma, de quien la responderá. Realmente no quiero entrar en una discusión filosófica del término y simplemente me apoyaré en el libro "Iniciación a la Organización y Técnica Comercial", sí, comparto plenamente con Idalberto Chiavenato al decir que una empresa "es una organización social que utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos", y sigue diciendo "es una organización social por ser una asociación de personas para la explotación de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que puede ser el lucro o la atención de una necesidad social"

Ahora bien, desde el mismo inicio de lo que hoy llamamos empresa, gracias a los ensayos y errores, gracias a la investigación, han surgido un número considerable de herramientas para mejorar y optimizar la gestión empresarial y así, encontramos la Reingeniería, la Calidad Total, el Outsourcing, el Benchmarking, el Régimen de Competencias, ISO 9001:2000 y muchas otras técnicas administrativas, todas con un solo objetivo, detectar y solucionar todos aquellos problemas e inconvenientes que impiden la maximización del beneficio. Y así, como producto de ese proceso de mejora continua, surge una nueva herramienta, el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard (BSC)), quien basándose en sus cuatro perspectivas vitales: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento, trata de disgregar la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores relevantes para la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa. En síntesis el BSC es una herramienta que pretende optimizar la gestión de desempeño en las organizaciones. Según sus creadores, Kaplan y Norton ésta, pretende amalgamar el control operativo a corto plazo y la estrategia a largo plazo de la empresa. De esta forma, la empresa se centra en unos pocos indicadores fundamentales, relacionados con los objetivos más significativos, creando así el marco para el seguimiento de la Estrategia.

Básicamente, el BSC es un modelo de gestión organizacional, tiene entre sus objetivos, comunicar la estrategia de la organización hacia sus diferentes niveles jerárquicos y de éste modo reflejarla en sus procesos de negocio. Es un modelo de gestión, una herramienta de comunicación y, en sus mejores implantaciones, una herramienta de cambio organizacional. Este modelo parte de un principio básico “sólo se puede gestionar lo que se puede medir”, de hecho la publicación que dio su origen inicia diciendo “What you measure is what you get”, interesante “Lo que mides es lo que obtienes”
Excelente, creo que llegó el momento de señalar y resaltar el centro de masa de esta herramienta (realmente es el ¿por qué? y la razón de ser de todas las herramientas destinadas a mejorar y optimizar la gestión empresarial), SÍ, mi querido amigo, estamos halando del CONTROL.

Entendiéndose por Control como una herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa. Es sumamente fácil confundir el manejo de la información y proyección con Control, pues déjeme decirle que estos elementos junto con un análisis detallado y la dirección son los ingredientes esenciales para prevenir y éste, a su vez, es el punto fundamental del Control. Todo inicia con el Seguimiento (usando como punto de partida la planificación, se aboca a la obtención y análisis de la información sobre el desempeño de la gestión) y finaliza con el Control (en forma simplista corresponde a analizar, planificar, proyectar y finalmente tomar acciones en base a la información entregada por el seguimiento), básicamente consiste en aislar, monitorear y proteger aquellos detalles, aquellos elementos que pudieran causar un mayor impacto en la consecución de la Planificación Estratégica. Estos elementos y/o detalles por lo general atraviesan en forma vertical, horizontal y diagonalmente un número considerable de Gerencias en la estructura organizativa de toda empresa y es precisamente aquí donde se resalta, tomando un rol protagónico y fundamental, una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión para cubrir las funciones de Controller.

En contraposición, e incluso en contradicción con muchas grandes autoridades del tema, el control es la pieza central y fundamental en toda herramienta de gestión. Muchos autores y autoridades, aseguran y afirman que el BSC debe ser utilizado como un sistema de comunicación, información y formación; mas NO como un sistema de Control.

En lo personal y en forma categórica me declaro opositor a esta afirmación, es más, desde mi punto de vista estos autores y autoridades son demasiado ilusos para mi gusto.

Por un lado emplean líneas y líneas exaltando la importancia y los beneficios de la herramienta y por el otro lado, para no entrar en conflicto con la cultura y madurez organizacional, mencionan en forma sutil, el termino Control.

Lamentablemente y a pesar de la evolución, todavía hoy en día nos encontramos con estructuras organizacionales muy quebradizas, tan frágiles que el concepto “medición de resultados”, “el Performance Supervisorio - Gerencial”, “el Control de Gestión”, suenan como algo realmente amenazante para nuestra cultura y forma de vida dependiente, donde confundimos equipos con grupos de trabajo, donde no logramos la fusión entre Gerencia y Liderazgo, donde no entendemos el concepto Fractal de la Organización.

Mi querido lector, en la Universidad de Harvard, los profesores Robert Kaplan y David Norton en l992, centraron su análisis e investigación en los instrumentos de Control de Gestión existentes y así, tras clasificar y centralizar la experiencia proveniente del Control estadístico de los Procesos, del Control estadístico de Costo, del control de Calidad y de la formulación y Control de Indicadores, idearon un cuadro resumen de todos estos resultados y los clasificaron bajo cuatro perspectivas, de esta forma, surge como punta de un iceberg, el desempeño organizacional y la necesidad del Control de Gestión, seguido de muy de cerca, los objetivos y la formulación y Control de Indicadores. Ahora pregunto, ¿Cómo se puede hablar de Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard (BSC)) y no hacer mención, ni darle el justo valor al Control?, ¿Cómo se puede implantar un BSC y no tener la figura del Controlador?, desde mi punto de vista es realmente contradictorio, es una simple falacia.

Me temo que estamos ante la presencia de una confusión, el Control de Gestión es uno de los elementos que integran las funciones Gerenciales, y es sin duda, uno de los que más contribuye a mejorar la gestión de la empresa, quizás es debido a esto que se delega en cada Gerente la parte del Control, pero OJO, ese Control está circunscrito a la Gerencia que cada Gerente dirige, ¿no cree usted? que es necesario preguntarnos ¿Quién se encarga del Control de Gestión de la Empresa?, ¿el Presidente o la Junta Directiva?, por favor, categóricamente se requiere la presencia del Controlador.

Quizás, tanto Hammer como Champy no están tan equivocados al afirman que “estamos en el siglo XXI con compañías diseñadas en el XIX”. Afortunadamente, hay un número considerablemente importante de expertos que coinciden en resaltar el rol del Controlador y así como H. Gellman "aun cuando pueda parecer lo contrario, el Controller posee un papel crucial a tener en cuenta en las organizaciones", como lo señala A. Popkin "el Controller del siglo XXI es el verdadero catalizador en el propio seno de la empresa, es un agente de cambio”.

Mi querido empresario, usted, sí usted que está en busca de una herramienta que le permita optimizar la Gestión de su empresa, preocúpese primero del nivel profesional y, sobre todo, del nivel de madurez y sentido de pertenencia de todo su tren Supervisorio – Gerencial, asegúrese que todo su nivel directivo esté preparado, tanto en actitud como en aptitud, para diseñar, implantar y, con especial énfasis, en mantener un sistema de Gestión. Una vez logrado esto, su empresa está preparada, ya tiene ganado, como mínimo, el 70%, ahora solo le queda apoyarse en asesores para el diseño e implantación de un Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard (BSC)) propio para la Gestión de su empresa y por favor, no se olvide del Controlador (Controller), pieza clave para el logro del Éxito.>

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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La Educación Familiar y su influencia en la Ética Profesional del Supervisor, Gerente o Directivo

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No podríamos empezar sin antes preguntarnos ¿qué entendemos por Familia?. Para muchos es un término, bastante sencillo de definir, sin embargo, se sorprenderían al ver los diferentes puntos de vista que podríamos usar para su definición. Sin la más minima intención de entrar en una discusión académica y filosófica del término, y con la idea de entrar en tema, tomaré el punto de vista global ya que siempre e creído que las cinco letras que conforman la palabra Familia van más allá del simple apellido, y así podemos afirmar que Familia es un grupo social (identidad común) de carácter primario que conforma los pilares básicos de toda sociedad, siguiendo este orden de ideas, podemos citar a Skolnick, quien afirma que “cada persona tiene su propia imagen de lo que debe ser la familia y vida familiar y permanece en la fuente de nuestras más grandes alegrías, nuestras más profundas inquietudes y nuestras más dolorosas heridas”.

Bien, pero ¿que tiene que ver esto con la Ética?, mi estimado lector, nosotros los seres humanos, nacemos desprovistos de toda protección y es aquí donde la Familia juega un papel crucial y fundamental que nos marca para el resto de nuestra vida. Son muchos los estudios e investigaciones que demuestran que el lapso de tiempo, entre los 9 meses (en el vientre de la madre) y los 6 años después de su nacimiento, es fundamental y con una importancia única ya que en ese periodo de tiempo es cuando se define gran parte de su individualidad. Sí, es cuando se forja su carácter, su personalidad, sus principios y valores morales y éticos. El niño, a través de ejemplos, consejos, enseñanzas y vivencias, provenientes de su entorno familiar, va amalgamando, diseñando y dándole forma a su vida de adulto y así encontramos, el ego centrista, la viveza criolla, la humildad, el respeto al prójimo, etc. etc..

Excelente, ya tenemos en forma muy simplista las bases para entrar en tema, pero antes debemos responder las preguntas ¿qué es la Moral? y ¿qué es la Ética?, preguntas que nos invitan a entrar en profundidades filosóficas, que dejaremos para otra ocasión, por ahora haré un vuelo rasante y definiremos la Moral (palabra de origen latino, que proviene del termino mos “costumbre”) como un conjunto de creencias, costumbres, valores y normas establecidas en el seno de una sociedad (Familia) y como tal, ejerce una influencia muy poderosa en la conducta (actuando desde el exterior hacia el interior del individuo) funciona como una guía para obrar de cada uno de sus integrantes. De esta forma también definimos la Ética (proviene del griego ethikos (ἠθικός) "carácter") como un conjunto de normas que el individuo ha establecido y adoptado como resultado de su análisis, razonamiento y reflexión sobre la Moral. La ética estudia la moral y determina qué es lo bueno, y cómo se debe actuar, es decir, es la teoría o la ciencia del comportamiento Moral.

Resumiendo podemos afirmar que la Moral existen desde la misma existencia de la sociedad humana, todo grupo (Familia) la tenia, la tiene y la tendrá. Ella en si, revela los valores buenos y malos de las acciones, lo que se puede hacer y por ende lo que está prohibido. Se fue construyendo a partir de las necesidades propias de la convivencia humana que estaban inicialmente dirigidas por la sobrevivencia y la satisfacción de las necesidades humanas, mientras que la Ética nace posteriormente, a partir de los distintos planteamientos e interrogantes alrededor de las normas.

Esto está muy bien, ¿pero que entendemos por Ética Profesional?, interesante, ya llegamos al centro de la discusión, y así la ética profesional la podemos definir como la ciencia normativa que estudia los deberes y los derechos profesionales asociados a cada profesión. También se le llama Deontología (del griego δέον "debido" y λόγος "tratado"), término introducido en el 1834 por Bentham en su magistral obra “Deontology or the Science of Morality”, donde se usa la palabra profesional de la forma más amplia posible, un profesional no solo es quien tiene el cartón que lo acredita, más bien, se refiere a toda persona que ejerce una profesión u oficio y tiene por objeto resaltar en forma categórica, la responsabilidad que circunscribe toda profesión u oficio en particular.

Ningún sujeto, nadie es profesional por el solo hecho de tener un titulo, este tan solo indica que se cumplió con ciertas normas técnicas pero no le otorga, de por si, el carácter de profesional a quien lo posea. En efecto, en ningún momento señala que dicho propietario cumple con las cualidades éticas, intrínsecas de la profesión.

De esta forma, el ser profesional va más allá de ser un Ingeniero, un Licenciado, un Master (Magister) e incluso un Doctor (PHD “Philosophy Doctor”), indica cualidades éticas que circunscriben la profesión, ella está directamente vinculada con la Calidad Moral de nuestro trabajo, el modo en que cristalizamos nuestro quehacer diario y por ende, señala nuestra entrega vocacional, responsabilidad y honestidad intelectual, sin olvidar el respeto a nosotros mismos y a los que nos rodean.

Para concluir, recordemos lo citado en un párrafo anterior “definimos la Ética como un conjunto de normas que el individuo ha establecido y adoptado como resultado de su análisis, razonamiento y reflexión sobre la Moral”, ahora bien, mi estimado profesional, si usted Supervisor, Gerente o Directivo, deténgase un instante, analice y reflexione sobre sus valores y principios Morales, hágase la siguiente pregunta ¿estoy cumpliendo con lo establecido en la Deontología?, animo, errar es de humanos, nunca es tarde para rectificar y mejorar, recuerde, su entorno familiar, sus amigos y conocidos, sus vecinos, sus compañeros y equipo de trabajo, la empresa, Venezuela, todos como un TODO, contamos con usted.

Manténgase firme y nunca se aparte del sendero de la Excelencia.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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¿Es Necesaria una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión?

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¿Una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión?, por favor, gracias a la experiencia a lo largo de los años me atrevo a afirmar que esta pregunta, en algunas empresas, es manejada como un Tabú, pero en otras, dicha Gerencia se está convirtiendo en su piedra angular.

Un momento mí estimado autor, con todo el respeto que usted se merece, estamos por empezar a leer un artículo de un tópico asociado al mundo de Supervisión y Gerencia y usted inicia hablando de Tabú y, como si fuera poco, lo asocia al Control.

Definitivamente, esto suena contradictorio, es más, ¿no se supone que una de las funciones del nivel Supervisorio - Gerencial es el Seguimiento y el Control?. Efectivamente, mí querido lector, usted está en lo cierto, pero déjeme decirle que el Tabú que está planteado en este artículo, no está asociado a las funciones del Supervisor o Gerente, está estrechamente relacionado a la inexistencia estructural organizativa, de una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión (Controller).

Sin la más minima intención de caer en una discusión filosófica, este artículo pretende mostrar la necesidad de tener una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión dentro de la estructura organizativa de toda empresa.

Tal como se señaló en otro artículo, cuando hablamos de Control nos estamos refiriendo a una herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa. Es sumamente fácil confundir el manejo de la información y proyección con Control, pues déjeme decirle que estos elementos junto con un análisis detallado y la dirección son los ingredientes esenciales para prevenir y éste, a su vez, es el punto fundamental del Control. Todo inicia con el Seguimiento (usando como punto de partida la planificación, se aboca a la obtención y análisis de la información sobre el desempeño de la gestión) y finaliza con el Control (en forma simplista corresponde a analizar, planificar, proyectar y finalmente tomar acciones en base a la información entregada por el seguimiento), básicamente consiste en aislar, monitorear y proteger aquellos detalles, aquellos elementos que pudieran causar un mayor impacto en la consecución de la Planificación Estratégica. Estos elementos y/o detalles por lo general atraviesan en forma vertical, horizontal y diagonalmente un número considerable de Gerencias en la estructura organizativa de toda empresa y es precisamente aquí donde se resalta, tomando un rol protagónico y fundamental, una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión para cubrir las funciones de Controller.

Bien, para preparar las bases de esta discusión, creo conveniente hablar un poco sobre la fisiología humana y así, podemos afirmar en forma global y sumamente simplista, que el cuerpo humano está compuesto de 10 sistemas: El sistema nervioso, el músculo-esquelético, el circulatorio, el respiratorio, el gastrointestinal, el tegumentario, el urinario, el reproductivo, el inmune, el endocrino. Evidentemente todos estos sistemas no están aislados, todos y cada uno de éstos afortunadamente, posee sistemas de control, sí mi querido amigo, el cuerpo humano tiene cientos y cientos de sistemas de control que en forma directa e indirecta están interrelacionados y todos con un solo objetivo “darle Vida al cuerpo que los contiene”. Excelente, imagínese por un instante un Hígado o un Páncreas sin sus sistemas de control, ¿Qué seria de ese cuerpo?.

Disculpe, pero ¿Por qué dedicarle tantas líneas a algo que es más que evidente?. Mi querido lector, usted está nuevamente en lo cierto, lo que señalé en el párrafo anterior se cae de maduro, sí, es algo similar al hecho que si tengo algún problema con la vista no voy a ir a un gastroenterólogo, iré al oftalmólogo.

De esta forma está claro que cada sistema, cada órgano tiene, como mínimo, un sistema de control, pero estos están lógicamente interrelacionados, ¿Quién monitorea y garantiza la armonía de estas interrelaciones?, me temo, que tenemos sistemas de control a mayor nivel, y si no, preguntémosles al cerebro cuales son sus funciones.

Creo que es más que suficiente, y me disculpan los del mundo de la fisiología humana, pero ya basta de hablar (irónicamente), de algo tan “elemental” que todos “entendemos”, ya es hora de entrar en tema, sí hablemos de algo más difícil de aceptar y digerir, como lo es el Control de Gestión.

Todos sabemos que entre las funciones del Gerente se encuentra la Planificación, pero la empresa tiene una Gerencia de Planificación, tanto es así que tiene Planificación Estratégica, Planificación Corporativa, Planificación de Detalle. Todo Gerente maneja presupuesto, pero la empresa tiene una Gerencia de Finanzas, que al igual que la Gerencia de Planificación, ésta tiene Presupuesto de Gastos Corrientes, Presupuesto de Inversión. Esto es elemental, todos lo entendemos, pero dentro de las funciones del Gerente, también encontramos el Control, ¡vaya!..., y ¿donde está la Gerencia de Control?, cuidado, aparentemente no es necesaria ya que esa necesidad la cubre el Gerente al ejercer sus funciones

Interesante, ¿por qué no sucede lo mismo con la Planificación?, ¿que sucede con Recursos Humanos?, ¿por qué se usa otra tijera para el presupuesto?. Tanto la Gerencia de Planificación como la de Finanzas y Recursos Humanos, las justificamos por el hecho que abarcan toda la empresa, ¿por qué no aplicamos la misma lógica para el Control de Gestión?

Si hacemos uso de una pinza y con ella tomamos al azar una Gerencia, al colocarle la lupa, encontraremos que probablemente todo marcha “bien”, sí, pero cuidado, esa gerencia no está aislada, es un órgano dentro de un cuerpo llamado empresa, ¿quién monitorea la interrelación entre Gerencias?, ¿quién está pendiente de los Programa (conjunto de proyectos)?, si solicitamos un status financiero para analizar la posible desviación presupuestaria, entre lo ejecutado y lo planificado, gustosamente la Gerencia de Finanzas dará un análisis claro y detallado de lo ocurrido, pero si requerimos un status físico de la Gestión para analizar la posible desviación entre lo ejecutado y lo planteado en la planificación Estratégica, ¿quién dará la explicación de lo ocurrido?, ¿el punto de vista que se tomará para la explicación a la Junta Directiva de que tan lejos ó tan cerca está la Empresa de lograr sus objetivos Corporativos, su Visión y Misión, será el punto de vista de Planificación, el de Finanzas, a lo mejor de Mercadeo o Recursos Humanos, quizás el de Ingeniería o tal vez Operaciones?, indiscutiblemente cada especialidad tendrá parte de la verdad, ¿quién ayudará a armar el rompecabezas?.

Manejar una empresa sin una Gerencia de Control es como tener, NO una empresa, más bien un archipiélago, es algo similar a manejar un aeropuerto sin un centro de Control Aéreo. Cada avión (Gerencia) tiene sus controles propios, pero ¿quien se encargará de dirigir y controlar todo el movimiento de aeronaves dentro del área de su jurisdicción (Empresa)?.

Creo conveniente retomar por un instante las funciones del Gerente, recuerdo haber señalado el termino Control y creo que es hora de colocar bien el acento.

El Control es uno de los elementos que integran las funciones Gerenciales, y es sin duda, uno de los que más contribuye a mejorar la gestión de la empresa, quizás es debido a esto que se delega en cada Gerente la parte del Control y es precisamente aquí donde surge la confusión. OJO, ese Control está circunscrito a la Gerencia que cada Gerente dirige (solo por simple curiosidad, ¿usted ha visto algún informe de Control de Gestión proveniente de alguno de sus Gerentes?).

Asumiendo que cada Gerente cumple con su función de Control, ¿no cree usted que es necesario preguntarnos?, ¿quién se encarga del Control de Gestión de la Empresa?, ¿el Presidente o la Junta Directiva?. Por favor mi estimado lector, evidentemente es necesaria la presencia, desde el punto de vista estructural, de una Gerencia de Control de Gestión, o acaso ¿usted lo duda?.

Tal como se señaló en un artículo anterior, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado y seguirán mencionando en forma directa e indirectamente el término Control, no lo deje solo en los libros de texto, en la teoría, no lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia y con ella el éxito, no solo monetario, sino sobretodo profesional, moral y ético.

Salvatore Tarantino
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Uno de los GRANDES errores del nivel Supervisorio - Gerencial: “Las reglas de juego, ¿dónde están?, ¿alguien las conoce?, ¿alguien las ha visto?”

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Por las características de este error, lo podríamos clasificar y colocar junto con todos los errores maliciosamente simpáticos.

El que dirige (Supervisor - Gerente - Directivo) no establece las reglas de juego (astutamente, en forma muy poco profesional, siempre se necesita un culpable) para tener a su disposición, todo el abanico de posibilidades para hacer uso del látigo, por el otro lado, el supervisado, aplaude el hecho de no tener reglas para así tener libertad de acción, “disculpe, pero nadie me dijo que no lo hiciera”.

Interesante el juego planteado, es como caminar en terreno minado, y así, todos y cada uno de nosotros pensamos, creemos, asumimos y al mismo tiempo, no dejamos de usar el casco y un chaleco antibalas ya que no sabemos por donde vendrán los tiros y que viva el caos y la anarquía, total como vaya viniendo, vamos viviendo.

Mí estimado amigo Supervisor, Gerente o Directivo, tenga especial cuidado con este error, yo le aconsejaría evitarlo a como de lugar, ya que personifica el caldo de cultivo de todos los errores que usted se pueda imaginar y le aseguro, que hay muchos más que usted no está considerando.

Con características letales, una vez implantado este error, definitivamente a velocidades incalculables, en reacción en cadena, son particularmente perjudiciales tanto los efectos directos como los indirectos que se desprenden de éste.

Perfecto, entendemos su peligrosidad, pero ¿cómo evitarlo?, ¿cómo impedimos que se implante?, mí querido lector:

1. Analice la actitud y aptitud de todos y cada uno de los integrantes del equipo.
2. Analice el comportamiento grupal
3. Establezca dos tipos de normas


a. Personal
Establezca una guía de conducta personal, por ejemplo:
• Toda asignación será discutida entre el supervisor y supervisado, una vez aprobada, se tendrá especial cuidado en ejecutarla con la calidad y en los tiempos establecidos.
• Toda reunión iniciará a la hora acordada, con especial énfasis en la puntualidad.
•  El informe de status se entregará en la mañana de todos los últimos días laborables de cada semana.
•  Toda norma personal puede ser modificada con el previo consentimiento de ambas partes (supervisor - supervisado)

b. Interpersonal (equipo)

Establezca una guía de conducta grupal, por ejemplo:
• Toda idea proveniente del equipo, será analizado, discutido y criticado (critica constructiva) el contenido de la idea más no el autor de ella.
• Toda reunión tendrá una duración máxima de una hora y será la mayoría de los participantes quien decidirá si se extiende o no.
•  Los problemas e inconvenientes se discutirán en equipo y no fuera de él.
• Toda norma Interpersonal puede ser modificada y registrada con el previo consentimiento de todo el equipo.

Amigo recuerde, cuentas claras conservan amistades y mientras más claras, mejor y más fuerte será el vinculo.
________________________________________
Trabaje y adopte como estilo de vida el trabajo en equipo, no se olvide que su jefe, sus homólogos, sus clientes, sus proveedores y sus supervisados son seres humanos que requieren de su ayuda, así como usted requiere ayuda de parte de ellos, mantenga activo y lubricado el flujo de información, tanto entrante como saliente, fomente la retroalimentación, garantice la calidad de la información, actualice y mantenga siempre a la mano los históricos, no se olvide de la importancia de las evidencias, mantenga siempre presente la necesidad de la mejora continua, no le haga a los demás lo que no le gusta que le hagan, respeta para que te respeten, zapatero a su zapato y finalmente, mi querido lector, camine siempre en busca de la Excelencia, y verá que serán muchos los errores que nunca aparecerán en su catálogo personal de errores. Ánimo, todos como un TODO, contamos con tigo..

Pobre el que se considere Marciano,
mi querido amigo, si cometemos un error, ánimo
Errar es de humanos, ¿Quién dijo miedo?,
perdimos una batalla pero
GANAREMOS la guerra.

Salvatore Tarantino
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Uno de los GRANDES errores del nivel profesional: “Antes de la evaluación doy el resto”

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A pesar de ser relativamente fácil de detectar, éste es uno de los errores más complejos de estudiar, no tanto por el error en si, el problema se presenta a la hora de descifrar su origen y, por el otro lado, a la hora de proyectar los posibles errores que éste genera.

Lamentablemente, es práctica muy común, asociar la evaluación con la remuneración (dinero) y creo, sin lugar a dudas, sin temor a equivocarme, que es precisamente éste, actuando como catalizador, el que encabeza el listado de errores que maliciosamente se aglomeran para dar origen a “antes de la evaluación doy el resto”, es decir, en condiciones normales, trabajamos a un ritmo pausado, analizamos fríamente el entorno y todo con calma, justo pocas semanas antes del proceso de evaluación, aceleramos el paso, estudiamos la posibilidad de dar algún aporte extra, quitándole el polvo y sacando a pasear la creatividad. Resumiendo, trataremos a como de lugar de ganar puntos y congraciarnos con el jefe.

Con el inicio de los indicadores de gestión y la evaluación de desempeño, surgió y se formalizó una brillante idea, asociar la evaluación con la remuneración (dinero), excelente táctica para manejar a un profesional, perdón mas bien, excelente táctica para manejar un mercenario del saber.

Probablemente no se percataron que estaban formalizando y justificando una nueva clase de empleado y con él, por efecto bumerán, estaban dándole forma, textura y color a la versión pirata de la Espada de Damocles, “resulta que ahora tengo que mejorarlo pero ¿cuánto hay para eso?”, “para que esforzarme si total, no me van a dar más”, “yo daré justo lo que me pidan, no tiene sentido dar más”, “maquilla los resultados, de lo contrario no cobramos el bono”, “vamos a ajustar las metas para garantizar el bono”.

Ahora pregunto, ¿por qué no se asoció evaluación con brechas y entrenamiento, con responsabilidades, con la calidad y nivel profesional, con el proceso de mejora continua, con la superación personal, con la excelencia?.

Bien, pero volvamos a nuestro error, éste pudiera estar acompañado, entre otros, por el desgano, la falta de seguimiento y control, la falta del sentido de pertenencia y pudiera haberse generado, por no trabajar en equipo, de no tener claro las funciones, de no tener claro las responsabilidades, no tener objetivos claramente definidos, no tener claras las reglas de juego, etc., etc. y para colmo de males, como si fuera poco, sentirse mal evaluado (generalmente se presenta una correlación inversa entre las expectativas del supervisado y la calificación dada por el supervisor), en fin, estamos ante la presencia de la punta de un iceberg.

Definitivamente, este error exige respeto, cuando lo detecte, deténgase, retroceda la cinta, analice detalladamente los posibles porqués, no lo desestime. Tratar de resolverlo en forma aislada es agregarle un error más a la colección de errores que lo rodean, busque y trate de eliminar el o los orígenes, de ser necesario, pida ayuda profesional y verá como este error se desvanecerá.

Solo a manera de consejo: Cuando observe un buen desempeño, no espere a mañana, reconózcalo al instante. No permita, por ningún motivo un desempeño mediocre. Aproveche la evaluación para mostrarle a su supervisado un resumen claro y preciso de su desempeño (para ello requiere de una planificación de actividades acorde con las funciones de su supervisado, sus correspondientes asignaciones en el tiempo y gracias al seguimiento y control, muestre el status de su desempeño) y basándose en él, conceda la calificación adecuada, actualice el histórico y úsela como punto de referencia para la próxima evaluación.

Pobre el que se considere Marciano,
mi querido amigo, si cometemos un error, ánimo
Errar es de humanos, ¿Quién dijo miedo?,
perdimos una batalla pero
GANAREMOS la guerra.

Salvatore Tarantino
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Los Alquimistas Piratas del siglo XXI y la Burbuja Mágica

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¿Se trata de un cuento Surrealista y/o Mágico?, no creo, está lejos, realmente bien lejos de ser un cuento, lastimosamente me temo, que es un relato bastante pero bastante REALISTA.

En la historia de la ciencia encontramos que la famosa Alquimia (del árabe: al-khimia) no fue más que una antigua práctica protocientífica (esfuerzo científico en proceso de consolidación) y una disciplina filosófica que combina elementos de la química, la metalurgia, la física, la medicina, la astrología, la semiótica, el misticismo, el espiritualismo y el arte.

Esto está bien, excelente, cuadra perfecto para la Alquimia de antaño, sin embargo tras horas de observación, investigación y análisis, he tenido la dicha de presenciar con asombro una manifestación de la interacción simbiótica del tipo comensalismo entre los grandiosos alquimistas de antaño y los nuevos alquimistas piratas del presente siglo, lo que me obliga a ampliar la lista de elementos citada anteriormente, agregándole: el instinto de sobrevivencia, el engaño, la magia, el arte del buen hablar, la manipulación de la información, la destreza en pescar en río revuelto, el agudo olfato a precisar el lugar y el momento adecuado para montar el show, la corrupción moral y ética, en fin ya no son aquellos personajes con una túnica medieval, son actores de nivel, con corbata y maletín de cuero, ubicados por lo general, detrás de sendos escritorios en posiciones interesantes dentro de una organización.

Vaya!, bastante acido el relato y a pesar de ser simpático no lo entiendo, ¿qué tiene que ver la Alquimia con la Supervisión y Gerencia?. Mi querido lector, tenga un poco de paciencia y continuemos con el relato.

Bien, un tanto como para prepararnos a entrar en tema, veamos: ¿Qué busca la Alquimia?, ¿Cuál es su razón de ser?. El primer chispazo y el carburante que le dio vida fue el querer convertir un metal impuro como el plomo (Pb, siendo su número atómico el 82 y su peso atómico 207.19, está ubicado en el grupo 14 de la tabla periódica), en un metal noble como el oro (Au, con el número atómico 79 y peso atómico 196.967, se encuentra ubicado en la tabla periódica en el grupo 11), y como si fuera poco, se dio a la tarea de buscar la piedra filosofal, para así tener la habilidad para transmutar oro o la misma vida eterna (la fuente de la juventud).

Evidentemente, el alquimista pirata del siglo XXI, es un tanto más realista, dispone de herramientas mas sofisticadas, su objetivo es ubicarse y mantenerse en posiciones estratégicas dentro de la organización, para ello no hace uso de la química, la metalurgia o la física. En forma astuta, tras horas de análisis y asiendo uso de otro tipo de elementos como la manipulación de la información, la capacidad de persuasión, la minuciosa, acuciosa y estratégica preparación de evasivas, resaltando lo que el jefe quiere escuchar y dejando de decir lo que no se le ha preguntado, ha encontrado, después de varios intentos en establecer las proporciones adecuadas de los elementos astutamente seleccionados, la formula mágica para diseñar, construir y magistralmente mantener una Burbuja Mágica. Señores, estamos ante la presencia de un gran hallazgo, de un gran invento del genio humano.

Muy gracioso, pero ¿qué es eso de la Burbuja Mágica?. Mi querido Supervisor, Gerente o Directivo, usted probablemente ha estado enfrente a más de una y cuidado, revise bien, porque pudiera estar en el interior de una y no lo sabe.

Su magia y su poder, consiste en que es trasparente de afuera hacia adentro, es decir, si uno de sus amigos, si uno de sus homólogos o su supervisor inmediato superior, está inmerso en una, definitivamente no la podrá ver, a menos que usted sea uno de esos alquimistas piratas. Pero la magia no termina ahí, lo interesante y a la vez sorprendente, es que de adentro hacia fuera, solo se observa lo que el alquimista pirata quiere que se vea. NO, no es una ilusión, es simplemente un manejo magistral de la realidad que con ciertos ingredientes, exquisitamente seleccionados, con un pequeño toque aquí y otro toque allá, como por arte de magia, logran convertir la realidad en lo que la victima quiere ver y escuchar.

Usted pensará que se trata de una película de ciencia ficción o simplemente de un cuento de hadas, pero se sorprenderá al ver la realidad, le garantizo que, dentro de la estructura organizativa, el nivel de amenaza de estos personajes, es directamente proporcional al nivel jerárquico que se tenga, es decir, mientras mas alto sea su nivel en la estructura, mayor será la probabilidad de toparse con un alquimista pirata que gustosamente intentará implantarle una Burbuja Mágica.

La Burbuja Mágica, claro no es la piedra filosofal, pero no deja de ser un interesante y sorprendente invento, producto de una destreza y habilidad única, con propiedades extraordinarias, capaz de transmutar la verdad en algo mas o menos semejante.

Ojo, importante, realmente importante, si detecta un alquimista pirata del siglo XXI, cuidado hay más, ellos nunca se atreven a actuar solos, siempre caminan en grupo, pero ánimo, no todo es negativo, usted dispone de varios aliados y antídotos que le ayudarán a no caer en las redes de alguno de ellos, citaré varios y usted, por favor manténgase alerta y amplíe la lista ya que nunca se sabe por donde puedan venir.

La retroalimentación: Necesariamente debe mantenerse actualizado de los pormenores de su gerencia, no se aísle, la actualización debe ser constante y permanente, no se puede ni se debe dar el lujo de estar un día sin información.

El flujo de información: Recuerde su gerencia forma parte de un todo llamado empresa, garantice la fluidez de la información en toda la organización.

La Calidad de la información: Es en extremo fundamental garantizar la más alta calidad de la información tanto entrante como saliente a su gerencia.

Seguimiento y Control de Gestión: Apóyese en el equipo de seguimiento y control, no escatime esfuerzos para expandirlo a su máxima expresión.

Observe el Bosque: Indiscutiblemente no deje de ver el bosque, deje a sus supervisados que vean los árboles y usted manténgase informado desde el helicóptero.

Competencia: Por favor, que no se le ocurra fomentar la competencia entre sus supervisados y menos entre su gerencia y la gerencia de un homologo ya que estaría preparándole el terreno y se lo entregaría en bandeja de plata a cualquier alquimista pirata que esté cerca de usted.

Mi querido amigo Directivo, Gerente o Supervisor, suerte y manténgase alerta, apóyese en sus aliados y vacúnese.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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Planificación y su Garante el Seguimiento y Control de Gestión

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Ese algo que llamamos Planificación, ¿de donde viene?, ¿cuándo nació?. Sin lugar a dudas, su origen se remonta con el mero nacimiento del pensamiento, allá a lo lejos, junto al origen del razonamiento en la misma línea de tiempo, la planificación nació formando parte del genoma humano. Para algunos esta afirmación es un tanto atrevida pero, les aseguro y solo a manera de ejemplo, que gracias al instinto de sobrevivencia, acorazada con una primitiva pero pujante planificación, el Neanderthal logró sobrevivir y realizar su rol protagónico en la cadena evolutiva de nuestra especie. Y así, lejos de cumplirse la ley del más fuerte, más bien se cumplió y se sigue cumpliendo la ley del mejor planificador.

Sin el don innato de la planificación, y lógicamente sin obviar su capacidad física, su astucia, inteligencia y el instinto de sobrevivencia, el Neanderthal ¿cómo pudo sobrevivir la última glaciación?, ¿cómo pudo atrapar a los grandes mamíferos árticos: el Mamut y el Rinoceronte lanudo?.

Lejos, pero muy lejos de ser solo su físico, ¿no cree usted que es su inteligencia, su capacitad de planificación, el que le da al hombre moderno el control sobre su entorno?.

Evidentemente, en todo el sendero evolutivo de nuestra especie, la planificación ha jugado un papel preponderante y siempre ha caminado de la mano con el hombre. Hoy, gracias a los grandes avances de la ciencia y la tecnología y gracias a los procesos de mejora continua, podemos planificar con mayor efectividad, de hecho no hace mucho (2004), y solo como una muestra, podemos citar la incursión del hombre en el planeta Marte, sin la planificación ¿cómo el hombre pudo interactuar con los robots Spirit y Opportunity, como se logró tener fotografías y hacer un análisis físico y químico de su suelo?, creo definitivamente, que hubiese sido imposible, todo se logró gracias a una minuciosa y excelente planificación (evidentemente no solo fue planificación, se requirió años y años de estudio, de investigación, de conocimiento y experiencia en las ciencias, en la tecnología pero, el rol protagónico de la Planificación fue, esencialmente, crucial y decisivo).

Bien pero, en definitiva, ¿qué se entiende por Planificación?.


Hoy en día todos hablamos de planificación, por lo visto es algo de suma importancia, aparentemente es el ABC de toda gestión, pero definitivamente ¿qué entendemos por planificación?

Es increíble la inmensa cantidad de definiciones que ha recibido éste término, a pesar de ello y con la idea de iniciar el tema, tomaré algunas de ellas:

1. Stoner: “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”

2. Murdick: “Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse”

3. Cortés: “Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”

4. Terry: “Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”

5. Massie: "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos"

6. Scanlan: "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias"

7. Jiménez: “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”

En forma muy simplista y resumiendo al máximo, veamos el siguiente ejemplo: Estamos invitados a una reunión en el centro de la ciudad. Entre otras cosas, pensamos en nuestra posible intervención, tomamos un taxi y nos dirigimos a ella. Interesante, planificamos y preparamos nuestra posible intervención en el contexto de la reunión y dependiendo del día, la hora y de su ubicación física, planificamos la forma más efectiva de trasladarnos al lugar acordado (se dijo “en forma muy simplista y resumiendo al máximo” ya que dependiendo de la importancia, nuestro nivel de compromiso y el grado de participación en la reunión planteada, dicha reunión pudiera personificar todo un señor proyecto con su correspondiente Planificación de detalle, pero creo que no viene al caso).

Bien, todo lo dicho anteriormente está excelente, pero ahora, subamos al helicóptero y parémonos en nuestra posición de Gerente, para nosotros la planificación no es más que un proceso de creación y preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir (a corto, mediano y largo plazo), por medio del cual se cocinan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, en una proyección previamente estudiada y elaborada según métodos específicos que se amalgaman, basándose en competencias especializadas; como por ejemplo: planificación financiera (presupuesto), planificación de personal (asignaciones, vacaciones, entrenamiento), planificación de la producción de bienes o servicios, planificación del mantenimiento (predictivo y preventivo), etc., etc..

En este contexto entendemos por planificación a un conjunto de actividades y tareas con las que se preparan y se toman decisiones (por análisis, reflexión y trabajo metódico) en función de precisar en el tiempo, las posibles soluciones a los problemas y/o retos planteados.

Interesante, hasta ahora hemos hablado del carruaje que nos llevará al éxito, pero ¿quién garantizará que dicho carruaje llegue a su destino?. Mi querido amigo, para contestar esta pregunta, entra en escena un nuevo actor, el Seguimiento y el Control, personificando al cochero quien estando a cargo de la custodia de dicho carruaje, lo mantendrá al tanto de los posibles inconvenientes que puedan surgir en el camino y activando posibles acciones para corregir las desviaciones.

Las experiencias y consejos de muchas autoridades en la materia, nos aclaran y demuestran que hablar de planificación sin su correspondiente Seguimiento y Control es hablar de algo que cae en un mundo manejado y dirigido por el azar, de tal forma que quizás, tal vez, a lo mejor dicha planificación logre unos buenos resultados pero el simple raciocinio nos pregunta, ¿por qué entonces Planificamos?, ¿para qué invertir tantas horas hombre en una excelente planificación si no tenemos, ni la certeza, ni la garantía que ésta se ejecute tal como lo esperamos?.

Siguiendo nuestro proceso de mejora continua, y en pro de cristalizar (de la forma más optima posible) lo planificado, nos preguntamos: ¿estamos alineados con la planificación Estratégica?, ¿lo que se está ejecutando está cumpliendo con nuestros estándares de eficacia y eficiencia?, ¿estamos sincronizados con el resto de la empresa?, ¿vamos por buen camino o se han generado desviaciones?, ¿el uso de los recursos está acorde con lo previsto?, ¿el retorno de beneficios, proveniente del entrenamiento, está acorde con lo esperado?, ¿el flujo de información requiere lubricante?, ¿cómo está el clima organizacional?, éstas, junto con muchas interrogantes más, deberían ser estudiadas, analizadas y tratadas, profesionalmente, a través del Seguimiento y el Control de Gestión.


Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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El Control, digno contrincante para derrotar la Entropía

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Metafóricamente hablando, es realmente fascinante el poder ver la aplicación práctica del enunciado de una de las leyes universales de las ciencias exactas en el mundo de Supervisión y Gerencia.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es la Termodinámica?. La termodinámica (del griego termo, que significa "calor" y dinámico, que significa "fuerza") es una rama de la física que estudia los efectos de los cambios de temperatura, presión y volumen de los sistemas físicos a un nivel macroscópico. Históricamente, la termodinámica surge a partir de la necesidad de sacarle mayor provecho a las primeras máquinas de vapor.

Todo esto suena como algo complejo y engorroso, pero detengámonos un instante, busquemos un helicóptero y ubiquémonos unos cuantos metros por encima de nuestra empresa, y preguntémonos:

¿Cuál es el clima organizacional?, ¿Por qué tenemos ese resultado?, ¿Cuál es el grado de desorganización (entropía) que reina en nuestra gerencia?, ¿Tenemos precisadas las variables: satisfacción, compromiso, lealtad, calidad, etc.?, ¿Qué cantidad de trabajo debemos aplicar para que la energía termodinámica del ambiente (el clima y la sicología organizacional, el cliente, el proveedor, la política del Estado, el flujo de información, la interrelación gerencial, etc., etc.), impacte positivamente sobre la productividad de nuestra gerencia?.

Éstas, junto con muchas más, conforman un compendio de interrogantes que bien valdría la pena reflexionar un poco sobre los principios básicos de la termodinámica.

Ahora bien, entremos en tema, ¿qué es la Entropía?, la Entropía de acuerdo con la termodinámica es una magnitud que mide la cantidad de energía de un sistema físico que no puede utilizarse para realizar trabajo mecánico, dicho en otras palabras y a manera simplista, es la cantidad de horas hombre malgastadas, sí utilizadas en labores irrelevantes, en tareas no alineadas con la Misión y Visión de la empresa y por ende, es perdida de esfuerzos, tiempo y dinero.

La palabra Entropía proviene del griego “entrope” que significa transformación, desde el punto de vista de la Administración, es una tendencia natural a caer en un estado de desorden donde el sistema tiende a consumirse y morir. Afortunadamente en el 1948 Claude Shannon introdujo el concepto de entropía en su teoría de la comunicación o de la información, acuñando una nueva interpretación del término “número que mide la incertidumbre de un mensaje”, siendo éste inversamente proporcional a la veracidad de la información transmitida, es decir, la entropía es nula cuando la certeza de la información es absoluta.

Mi querido lector, tanto en la Física como en la Administración, el termino entropía es sinónimo de desorden y desorganización, aunque usted no lo crea, la entropía es uno de los principales retos que tiene el nivel Gerencial.

Todo esto está muy bien, pero ¿Cómo prevenirla, cómo combatirla y derrotarla?, creo que la respuesta está en manos del eterno aliado del nivel Gerencial, conocido como, el Control (Controller).

Atención, entra en escena un nuevo actor y junto con él, surge la pregunta de todos los tiempos, ¿Qué entendemos por Control?, para algunos es sinónimo de alergia y terror, para otros es el apellido de policía y para el profesional, es el gladiador que combatirá y derrotará la entropía, es la espada y el escudo para combatir el Caos, es la herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa, en definitiva, su definición depende de quien la haga. Sí depende de la madurez y el nivel profesional que se tenga, no solo para su definición sino sobretodo, para su aceptación y aplicación.

Excelente, pero ¿De qué está hecho ese aliado?. Bien, la información, la dirección y el análisis son los ingredientes esenciales de todo Control, digo esenciales ya que depende de éstos, la calidad del Control a obtener, y así podemos afirmar qué, el nivel y la calidad del Control es directamente proporcional al nivel y calidad de sus ingredientes.

Es una falacia hablar de un buen control cuando uno de sus ingredientes está rodeado de un manto de incertidumbre y de poca credibilidad, a manera de ejemplo podemos afirmar que, aun cuando se tenga la información con calidad y se tenga una adecuada dirección, pero con poco análisis creativo, el control que se tendrá será medianamente aceptable.

Mi querido amigo, sin lugar a dudas, es responsabilidad del Gerente crear un ambiente que permita que el Control se lleve a cabo, esto significa que busca y acepta consejos y ensancha el personal de control hasta su máxima capacidad.

Si no lo has hecho todavía anímate, inténtalo y te aseguro que harás dos grandes hallazgos: Con el primero tomaras conciencia si sufres o no de miopía, y podrás a ciencia cierta, tener una idea de la magnitud de entropía en la que estas inmerso. Con el segundo, de ser necesario, encontraras tu solución oftalmológica, sí encontraras los lentes adecuados para dejar de ver el árbol y comenzar a ver el bosque y con él, podrás establecer tus estrategias para combatir y minimizar la entropía que te rodea. Tanto la Empresa como tu equipo de trabajo cuentan con tigo, recuerda, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado y seguirán mencionando en forma directa e indirectamente el término Control, no lo deje solo en los libros de texto, en la teoría, no lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia.


Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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