¿Es Necesaria una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión?

¿Una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión?, por favor, gracias a la experiencia a lo largo de los años me atrevo a afirmar que esta pregunta, en algunas empresas, es manejada como un Tabú, pero en otras, dicha Gerencia se está convirtiendo en su piedra angular.

Un momento mí estimado autor, con todo el respeto que usted se merece, estamos por empezar a leer un artículo de un tópico asociado al mundo de Supervisión y Gerencia y usted inicia hablando de Tabú y, como si fuera poco, lo asocia al Control.

Definitivamente, esto suena contradictorio, es más, ¿no se supone que una de las funciones del nivel Supervisorio - Gerencial es el Seguimiento y el Control?. Efectivamente, mí querido lector, usted está en lo cierto, pero déjeme decirle que el Tabú que está planteado en este artículo, no está asociado a las funciones del Supervisor o Gerente, está estrechamente relacionado a la inexistencia estructural organizativa, de una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión (Controller).

Sin la más minima intención de caer en una discusión filosófica, este artículo pretende mostrar la necesidad de tener una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión dentro de la estructura organizativa de toda empresa.

Tal como se señaló en otro artículo, cuando hablamos de Control nos estamos refiriendo a una herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa. Es sumamente fácil confundir el manejo de la información y proyección con Control, pues déjeme decirle que estos elementos junto con un análisis detallado y la dirección son los ingredientes esenciales para prevenir y éste, a su vez, es el punto fundamental del Control. Todo inicia con el Seguimiento (usando como punto de partida la planificación, se aboca a la obtención y análisis de la información sobre el desempeño de la gestión) y finaliza con el Control (en forma simplista corresponde a analizar, planificar, proyectar y finalmente tomar acciones en base a la información entregada por el seguimiento), básicamente consiste en aislar, monitorear y proteger aquellos detalles, aquellos elementos que pudieran causar un mayor impacto en la consecución de la Planificación Estratégica. Estos elementos y/o detalles por lo general atraviesan en forma vertical, horizontal y diagonalmente un número considerable de Gerencias en la estructura organizativa de toda empresa y es precisamente aquí donde se resalta, tomando un rol protagónico y fundamental, una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión para cubrir las funciones de Controller.

Bien, para preparar las bases de esta discusión, creo conveniente hablar un poco sobre la fisiología humana y así, podemos afirmar en forma global y sumamente simplista, que el cuerpo humano está compuesto de 10 sistemas: El sistema nervioso, el músculo-esquelético, el circulatorio, el respiratorio, el gastrointestinal, el tegumentario, el urinario, el reproductivo, el inmune, el endocrino. Evidentemente todos estos sistemas no están aislados, todos y cada uno de éstos afortunadamente, posee sistemas de control, sí mi querido amigo, el cuerpo humano tiene cientos y cientos de sistemas de control que en forma directa e indirecta están interrelacionados y todos con un solo objetivo “darle Vida al cuerpo que los contiene”. Excelente, imagínese por un instante un Hígado o un Páncreas sin sus sistemas de control, ¿Qué seria de ese cuerpo?.

Disculpe, pero ¿Por qué dedicarle tantas líneas a algo que es más que evidente?. Mi querido lector, usted está nuevamente en lo cierto, lo que señalé en el párrafo anterior se cae de maduro, sí, es algo similar al hecho que si tengo algún problema con la vista no voy a ir a un gastroenterólogo, iré al oftalmólogo.

De esta forma está claro que cada sistema, cada órgano tiene, como mínimo, un sistema de control, pero estos están lógicamente interrelacionados, ¿Quién monitorea y garantiza la armonía de estas interrelaciones?, me temo, que tenemos sistemas de control a mayor nivel, y si no, preguntémosles al cerebro cuales son sus funciones.

Creo que es más que suficiente, y me disculpan los del mundo de la fisiología humana, pero ya basta de hablar (irónicamente), de algo tan “elemental” que todos “entendemos”, ya es hora de entrar en tema, sí hablemos de algo más difícil de aceptar y digerir, como lo es el Control de Gestión.

Todos sabemos que entre las funciones del Gerente se encuentra la Planificación, pero la empresa tiene una Gerencia de Planificación, tanto es así que tiene Planificación Estratégica, Planificación Corporativa, Planificación de Detalle. Todo Gerente maneja presupuesto, pero la empresa tiene una Gerencia de Finanzas, que al igual que la Gerencia de Planificación, ésta tiene Presupuesto de Gastos Corrientes, Presupuesto de Inversión. Esto es elemental, todos lo entendemos, pero dentro de las funciones del Gerente, también encontramos el Control, ¡vaya!..., y ¿donde está la Gerencia de Control?, cuidado, aparentemente no es necesaria ya que esa necesidad la cubre el Gerente al ejercer sus funciones

Interesante, ¿por qué no sucede lo mismo con la Planificación?, ¿que sucede con Recursos Humanos?, ¿por qué se usa otra tijera para el presupuesto?. Tanto la Gerencia de Planificación como la de Finanzas y Recursos Humanos, las justificamos por el hecho que abarcan toda la empresa, ¿por qué no aplicamos la misma lógica para el Control de Gestión?

Si hacemos uso de una pinza y con ella tomamos al azar una Gerencia, al colocarle la lupa, encontraremos que probablemente todo marcha “bien”, sí, pero cuidado, esa gerencia no está aislada, es un órgano dentro de un cuerpo llamado empresa, ¿quién monitorea la interrelación entre Gerencias?, ¿quién está pendiente de los Programa (conjunto de proyectos)?, si solicitamos un status financiero para analizar la posible desviación presupuestaria, entre lo ejecutado y lo planificado, gustosamente la Gerencia de Finanzas dará un análisis claro y detallado de lo ocurrido, pero si requerimos un status físico de la Gestión para analizar la posible desviación entre lo ejecutado y lo planteado en la planificación Estratégica, ¿quién dará la explicación de lo ocurrido?, ¿el punto de vista que se tomará para la explicación a la Junta Directiva de que tan lejos ó tan cerca está la Empresa de lograr sus objetivos Corporativos, su Visión y Misión, será el punto de vista de Planificación, el de Finanzas, a lo mejor de Mercadeo o Recursos Humanos, quizás el de Ingeniería o tal vez Operaciones?, indiscutiblemente cada especialidad tendrá parte de la verdad, ¿quién ayudará a armar el rompecabezas?.

Manejar una empresa sin una Gerencia de Control es como tener, NO una empresa, más bien un archipiélago, es algo similar a manejar un aeropuerto sin un centro de Control Aéreo. Cada avión (Gerencia) tiene sus controles propios, pero ¿quien se encargará de dirigir y controlar todo el movimiento de aeronaves dentro del área de su jurisdicción (Empresa)?.

Creo conveniente retomar por un instante las funciones del Gerente, recuerdo haber señalado el termino Control y creo que es hora de colocar bien el acento.

El Control es uno de los elementos que integran las funciones Gerenciales, y es sin duda, uno de los que más contribuye a mejorar la gestión de la empresa, quizás es debido a esto que se delega en cada Gerente la parte del Control y es precisamente aquí donde surge la confusión. OJO, ese Control está circunscrito a la Gerencia que cada Gerente dirige (solo por simple curiosidad, ¿usted ha visto algún informe de Control de Gestión proveniente de alguno de sus Gerentes?).

Asumiendo que cada Gerente cumple con su función de Control, ¿no cree usted que es necesario preguntarnos?, ¿quién se encarga del Control de Gestión de la Empresa?, ¿el Presidente o la Junta Directiva?. Por favor mi estimado lector, evidentemente es necesaria la presencia, desde el punto de vista estructural, de una Gerencia de Control de Gestión, o acaso ¿usted lo duda?.

Tal como se señaló en un artículo anterior, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado y seguirán mencionando en forma directa e indirectamente el término Control, no lo deje solo en los libros de texto, en la teoría, no lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia y con ella el éxito, no solo monetario, sino sobretodo profesional, moral y ético.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
http://www.sintegradodegestion.com/

Planificación y su Garante el Seguimiento y Control de Gestión

Ese algo que llamamos Planificación, ¿de donde viene?, ¿cuándo nació?. Sin lugar a dudas, su origen se remonta con el mero nacimiento del pensamiento, allá a lo lejos, junto al origen del razonamiento en la misma línea de tiempo, la planificación nació formando parte del genoma humano. Para algunos esta afirmación es un tanto atrevida pero, les aseguro y solo a manera de ejemplo, que gracias al instinto de sobrevivencia, acorazada con una primitiva pero pujante planificación, el Neanderthal logró sobrevivir y realizar su rol protagónico en la cadena evolutiva de nuestra especie. Y así, lejos de cumplirse la ley del más fuerte, más bien se cumplió y se sigue cumpliendo la ley del mejor planificador.

Sin el don innato de la planificación, y lógicamente sin obviar su capacidad física, su astucia, inteligencia y el instinto de sobrevivencia, el Neanderthal ¿cómo pudo sobrevivir la última glaciación?, ¿cómo pudo atrapar a los grandes mamíferos árticos: el Mamut y el Rinoceronte lanudo?.

Lejos, pero muy lejos de ser solo su físico, ¿no cree usted que es su inteligencia, su capacitad de planificación, el que le da al hombre moderno el control sobre su entorno?.

Evidentemente, en todo el sendero evolutivo de nuestra especie, la planificación ha jugado un papel preponderante y siempre ha caminado de la mano con el hombre. Hoy, gracias a los grandes avances de la ciencia y la tecnología y gracias a los procesos de mejora continua, podemos planificar con mayor efectividad, de hecho no hace mucho (2004), y solo como una muestra, podemos citar la incursión del hombre en el planeta Marte, sin la planificación ¿cómo el hombre pudo interactuar con los robots Spirit y Opportunity, como se logró tener fotografías y hacer un análisis físico y químico de su suelo?, creo definitivamente, que hubiese sido imposible, todo se logró gracias a una minuciosa y excelente planificación (evidentemente no solo fue planificación, se requirió años y años de estudio, de investigación, de conocimiento y experiencia en las ciencias, en la tecnología pero, el rol protagónico de la Planificación fue, esencialmente, crucial y decisivo).

Bien pero, en definitiva, ¿qué se entiende por Planificación?.

Hoy en día todos hablamos de planificación, por lo visto es algo de suma importancia, aparentemente es el ABC de toda gestión, pero definitivamente ¿qué entendemos por planificación?

Es increíble la inmensa cantidad de definiciones que ha recibido éste término, a pesar de ello y con la idea de iniciar el tema, tomaré algunas de ellas:

1. Stoner: “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”

2. Murdick: “Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse”

3. Cortés: “Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”

4. Terry: “Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”

5. Massie: "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos"

6. Scanlan: "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias"

7. Jiménez: “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”

En forma muy simplista y resumiendo al máximo, veamos el siguiente ejemplo: Estamos invitados a una reunión en el centro de la ciudad. Entre otras cosas, pensamos en nuestra posible intervención, tomamos un taxi y nos dirigimos a ella. Interesante, planificamos y preparamos nuestra posible intervención en el contexto de la reunión y dependiendo del día, la hora y de su ubicación física, planificamos la forma más efectiva de trasladarnos al lugar acordado (se dijo “en forma muy simplista y resumiendo al máximo” ya que dependiendo de la importancia, nuestro nivel de compromiso y el grado de participación en la reunión planteada, dicha reunión pudiera personificar todo un señor proyecto con su correspondiente Planificación de detalle, pero creo que no viene al caso).

Bien, todo lo dicho anteriormente está excelente, pero ahora, subamos al helicóptero y parémonos en nuestra posición de Gerente, para nosotros la planificación no es más que un proceso de creación y preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir (a corto, mediano y largo plazo), por medio del cual se cocinan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, en una proyección previamente estudiada y elaborada según métodos específicos que se amalgaman, basándose en competencias especializadas; como por ejemplo: planificación financiera (presupuesto), planificación de personal (asignaciones, vacaciones, entrenamiento), planificación de la producción de bienes o servicios, planificación del mantenimiento (predictivo y preventivo), etc., etc..

En este contexto entendemos por planificación a un conjunto de actividades y tareas con las que se preparan y se toman decisiones (por análisis, reflexión y trabajo metódico) en función de precisar en el tiempo, las posibles soluciones a los problemas y/o retos planteados.

Interesante, hasta ahora hemos hablado del carruaje que nos llevará al éxito, pero ¿quién garantizará que dicho carruaje llegue a su destino?. Mi querido amigo, para contestar esta pregunta, entra en escena un nuevo actor, el Seguimiento y el Control, personificando al cochero quien estando a cargo de la custodia de dicho carruaje, lo mantendrá al tanto de los posibles inconvenientes que puedan surgir en el camino y activando posibles acciones para corregir las desviaciones.

Las experiencias y consejos de muchas autoridades en la materia, nos aclaran y demuestran que hablar de planificación sin su correspondiente Seguimiento y Control es hablar de algo que cae en un mundo manejado y dirigido por el azar, de tal forma que quizás, tal vez, a lo mejor dicha planificación logre unos buenos resultados pero el simple raciocinio nos pregunta, ¿por qué entonces Planificamos?, ¿para qué invertir tantas horas hombre en una excelente planificación si no tenemos, ni la certeza, ni la garantía que ésta se ejecute tal como lo esperamos?.

Siguiendo nuestro proceso de mejora continua, y en pro de cristalizar (de la forma más optima posible) lo planificado, nos preguntamos: ¿estamos alineados con la planificación Estratégica?, ¿lo que se está ejecutando está cumpliendo con nuestros estándares de eficacia y eficiencia?, ¿estamos sincronizados con el resto de la empresa?, ¿vamos por buen camino o se han generado desviaciones?, ¿el uso de los recursos está acorde con lo previsto?, ¿el retorno de beneficios, proveniente del entrenamiento, está acorde con lo esperado?, ¿el flujo de información requiere lubricante?, ¿cómo está el clima organizacional?, éstas, junto con muchas interrogantes más, deberían ser estudiadas, analizadas y tratadas, profesionalmente, a través del Seguimiento y el Control de Gestión.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
http://www.sintegradodegestion.com/

El Control, digno contrincante para derrotar la Entropía

Metafóricamente hablando, es realmente fascinante el poder ver la aplicación práctica del enunciado de una de las leyes universales de las ciencias exactas en el mundo de Supervisión y Gerencia.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es la Termodinámica?. La termodinámica (del griego termo, que significa "calor" y dinámico, que significa "fuerza") es una rama de la física que estudia los efectos de los cambios de temperatura, presión y volumen de los sistemas físicos a un nivel macroscópico. Históricamente, la termodinámica surge a partir de la necesidad de sacarle mayor provecho a las primeras máquinas de vapor.

Todo esto suena como algo complejo y engorroso, pero detengámonos un instante, busquemos un helicóptero y ubiquémonos unos cuantos metros por encima de nuestra empresa, y preguntémonos:

¿Cuál es el clima organizacional?, ¿Por qué tenemos ese resultado?, ¿Cuál es el grado de desorganización (entropía) que reina en nuestra gerencia?, ¿Tenemos precisadas las variables: satisfacción, compromiso, lealtad, calidad, etc.?, ¿Qué cantidad de trabajo debemos aplicar para que la energía termodinámica del ambiente (el clima y la sicología organizacional, el cliente, el proveedor, la política del Estado, el flujo de información, la interrelación gerencial, etc., etc.), impacte positivamente sobre la productividad de nuestra gerencia?.

Éstas, junto con muchas más, conforman un compendio de interrogantes que bien valdría la pena reflexionar un poco sobre los principios básicos de la termodinámica.

Ahora bien, entremos en tema, ¿qué es la Entropía?, la Entropía de acuerdo con la termodinámica es una magnitud que mide la cantidad de energía de un sistema físico que no puede utilizarse para realizar trabajo mecánico, dicho en otras palabras y a manera simplista, es la cantidad de horas hombre malgastadas, sí utilizadas en labores irrelevantes, en tareas no alineadas con la Misión y Visión de la empresa y por ende, es perdida de esfuerzos, tiempo y dinero.

La palabra Entropía proviene del griego “entrope” que significa transformación, desde el punto de vista de la Administración, es una tendencia natural a caer en un estado de desorden donde el sistema tiende a consumirse y morir. Afortunadamente en el 1948 Claude Shannon introdujo el concepto de entropía en su teoría de la comunicación o de la información, acuñando una nueva interpretación del término “número que mide la incertidumbre de un mensaje”, siendo éste inversamente proporcional a la veracidad de la información transmitida, es decir, la entropía es nula cuando la certeza de la información es absoluta.

Mi querido lector, tanto en la Física como en la Administración, el termino entropía es sinónimo de desorden y desorganización, aunque usted no lo crea, la entropía es uno de los principales retos que tiene el nivel Gerencial.

Todo esto está muy bien, pero ¿Cómo prevenirla, cómo combatirla y derrotarla?, creo que la respuesta está en manos del eterno aliado del nivel Gerencial, conocido como, el Control (Controller).

Atención, entra en escena un nuevo actor y junto con él, surge la pregunta de todos los tiempos, ¿Qué entendemos por Control?, para algunos es sinónimo de alergia y terror, para otros es el apellido de policía y para el profesional, es el gladiador que combatirá y derrotará la entropía, es la espada y el escudo para combatir el Caos, es la herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa, en definitiva, su definición depende de quien la haga. Sí depende de la madurez y el nivel profesional que se tenga, no solo para su definición sino sobretodo, para su aceptación y aplicación.

Excelente, pero ¿De qué está hecho ese aliado?. Bien, la información, la dirección y el análisis son los ingredientes esenciales de todo Control, digo esenciales ya que depende de éstos, la calidad del Control a obtener, y así podemos afirmar qué, el nivel y la calidad del Control es directamente proporcional al nivel y calidad de sus ingredientes.

Es una falacia hablar de un buen control cuando uno de sus ingredientes está rodeado de un manto de incertidumbre y de poca credibilidad, a manera de ejemplo podemos afirmar que, aun cuando se tenga la información con calidad y se tenga una adecuada dirección, pero con poco análisis creativo, el control que se tendrá será medianamente aceptable.

Mi querido amigo, sin lugar a dudas, es responsabilidad del Gerente crear un ambiente que permita que el Control se lleve a cabo, esto significa que busca y acepta consejos y ensancha el personal de control hasta su máxima capacidad.

Si no lo has hecho todavía anímate, inténtalo y te aseguro que harás dos grandes hallazgos: Con el primero tomaras conciencia si sufres o no de miopía, y podrás a ciencia cierta, tener una idea de la magnitud de entropía en la que estas inmerso. Con el segundo, de ser necesario, encontraras tu solución oftalmológica, sí encontraras los lentes adecuados para dejar de ver el árbol y comenzar a ver el bosque y con él, podrás establecer tus estrategias para combatir y minimizar la entropía que te rodea. Tanto la Empresa como tu equipo de trabajo cuentan con tigo, recuerda, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado y seguirán mencionando en forma directa e indirectamente el término Control, no lo deje solo en los libros de texto, en la teoría, no lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia.

Salvatore Tarantino
sIG sistema Integrado de Gestión
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